Hubungan Sistem Informasi Manajemen dengan Manajemen Layanan Sistem Informasi

KETERHUBUNGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DAN MANAJEMEN LAYANAN SISTEM INFORMASI

1. Pendahuluan

Kecenderungan End User Computing dipengaruhi oleh meningkatnya pengetahuan tentang komputer di pihak pengguna seiring dengan peningkatan teknologi perangkat keras dan perangkat lunak yang dapat digunakan.

Perkembangan sistem informasi yang semula berbasis client-server menjadi berbasis web yang diproses disisi client , telah melahirkan sikap penerimaan atau penolakan dari user dalam proses penggunaanya.

Dalam kerangka manajemen hubungan pelanggan, sistem informasi yang penggunaanya relatif diterima oleh pengguna (pelanggan) akan meningkatkan nilai layanan yang diberikan institusi dimata pelanggannya. Oleh karenanya perlu diketahui bagaimana sikap dan perilaku yang dirasakan user terhadap sistem informasi yang digunakan.

2. Landasan Teori

2.1 Sistem Informasi

Data merupakan sebuah nilai atau keadaan yang berdiri sendiri dan lepas dari konteks apapun. Sementara informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang.

Dengan melihat dari pengertian data dan informasi di atas, Sistem Informasi dapat diartikan sebagai suatu alat untuk menyajikan informasi dengan cara sedemikian rupa sehingga saling bermanfaat bagi penerimanya. Tujuannya adalah untuk menyajikan informasi guna pengambilan keputusan para perencanaan, pemrakarsaan, pengorganisasian, pengendalian kegiatan operasi subsistem perusahaan, dan menyajikan sinergi organisasi pada proses. (Al Fatta, 2007)

Sistem Informasi yang berbasis komputer yang biasa disebut Sistem Informasi Manajemen dalam suatu organisasi terdiri dari komponen-komponen sebagai berikut:

1. Perangkat Keras

Adalah Komponen untuk melengkapi kegiatan masukan, proses, dan keluaran data.

2. Perangkat Lunak

Adalah program dan instruksi yang diberikan ke komputer.

3. Database

Adalah kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.

4. Telekomunikasi

Adalah komunikasi yang saling menghubungkan antara pengguan sistem dengan sistem komputer secara bersama-sama ke dalam suatu jaringan kerja.

5. Manusia

Adalah personel dari sistem informasi, meliputi manajer, analis, programmer, dan operator, serta tanggung jawab terhadap perawatan sistem.

2.2 Karakter Sistem Informasi

Sebuah sistem memiliki karateristik ataupun sifat-sifat sebagai berikut (Jogiyanto, 1999) :

1. Komponen Sistem (System Component)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling bekerjasama membentuk suatu kesatuan. Komponen sistem atau elemen sistem dapat berupa suatu kesatuan subsistem atau bagian-bagian dari sistem.

2. Batas Sistem (System Boundary)

Merupakan daerah yang membatasi antara satu sistem dengan suatu sistem yang lain atau dengan lingkungan luarnya.

3. Lingkungan Luar Sistem (System Environment)

Merupakan batas luar sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut.

4. Penghubung Sistem (System Interface)

Merukan media penghubung antar suatu subsistem dengan subsistem yang lain dan memungkinkan sumber daya yang mengalir dari suatu subsistem ke subsistem lain. Keluaran (output) dari suatu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung.

5. Masukkan Sistem (System Input)

Masukkan dapat berupa masukkan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal iniput). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk subsistem yang lain.

6. Pengelolahan Sistem (System Output)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukkan menjadi keluaran atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya.

7. Sasaran Sistem (System Objectives)

Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.

2.3 Sistem Informasi Manajemen

Penerapan sistem informasi manajemen ini menggunakan perangkat keras dan perangat lunak komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan keputusan dan keputusan dan sebuah database. Sistem informasi manajemen digambarkan sebagai sebuah bangunan piramida di mana lapisan dasarnya terdiri dari informasi untuk pengolahan transaksi, penjelasan status, dan sebagainya.

Lapisan berikutnya terdiri dari sumber-sumber informasi dalam mendukung operasi manajemen sehari-hari; lapisan ketiga terdiri dari sumber daya sistem informasi untuk membantu perancanaan taktis dan pengambilan keputusan untuk pengendalian manajemen; dan lapisan puncak terdiri dari sumber daya informasi untuk mendukung perencaan dan perumusan kebijaksanaan oleh tingkat puncak manajer.

Dengan demikian telah tergambar kerangka gagasan suatu sistem informasi manajemen yang selanjutnya dapat disimpulkan menurut Moekijat (1993) sebagai berikut : “ Sistem Informasi Manajemen adalah jaringan prosedur pengolah data yang dapat dikembangkan dalam suatu organisasi dan disatukan apabila perlu, dengan maksud memberikan kepada manajemen setiap waktu diperlukan, baik data yang bersifat intern maupun yang bersifat ekstern” .

Davis (2002) menyatakan bahwa, Sistem Informasi Manajemen adalah sebuah sistem manusia/ mesin yang terpadu untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi manajemen dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi.

Selanjutnya pengertian sistem informasi manajemen juga dikemukakan oleh Mcleod dan Schell (2001) sebagai berikut : “ Sistem Informasi Manajemen sistem yang berbasis komputer, jaringan lainnya yang dapat menyediakan informasi bagi beberapa pemakai guna mendukung fungsi-fungsi manajemen dan fungsi pengambilan keputusan”.

Syamsi (2000) menyatakan bahwa sistem informasi manajemen (SIM) merupakan jaringan sistem informasi yang dibutuhan pimpinan dalam menjalakan tugasnya, terutama dalam pengambilan keputusan. Amsyah (1997) menyatakan bahwa “Sistem Informasi Manajemen merupakan cara-cara mengelola pekerjaan informasi dengan menggunakan pendekatan sistem yang berdasarkan pada prinsip-prinsip manajemen”.

Moekijat (2005) menyatakan Penerapan Sistem Informasi Manajemen memiliki beberapa faktor yang akan mempengaruhi kinerja pegawai yaitu : faktor teknis, operasional dan ekonomis. Menurut Sutanta (2003) menyatakan tiap perusahaan memiliki suatu sistem untuk mengumpulan dan memelihar data yang menjelaskan bahwa struktur organisasi sebagian besar perusahaan memasukkan suatu unit sistem informasi manajemen yang bertanggung jawab atas banyak kegiatan yang berhubungan dengan kinerja pegawai.

3. Analisis

3.1 Tinjauan Umum

Sistem Informasi (SI) dibidang ekonomi memberikan kontribusi dalam menciptakan nilai tambah bagi organisasi karena meningkatkan kinerja dan memungkinkan berbagai kegiatan dilaksanakan dengan tepat dan akurat. Sistem Informasi menawarkan sinergi dan efesiensi informasi pada suatu organisasi (Dewett dan Jones, 2001). Sistem Informasi juga menawarkan kemudahan komunikasi dengan memperendek jarak dan mempersingkat waktu penyampaian informasi sehingga akan tercipta efesiensi komunikasi. Selain itu, akan meningkatkan efesiensi pengambilan keputusan uang mencakup kemampuan untuk menyimpan dan memperoleh informasi yang cepat, murah dan akurat. (Gupta et al, 2007) menyatakan bahwa Sistem Informasi aan lebih mendorong pengaruh nilai-nilai budaya yang akan meningkatkan efesiensi dana inovasi pada organisasi. Dengan adanya Sistem Informasi maka oarganisasi akan menyediakan lebih banyak informasi yang mendukung visi, misi, tujuan dan strategi organisasi sehingga karyawan dapat mengembangkan dirinya.

Sehubungan dengan itu pemerintah berupaya mewujudkan pelayanan yang memadai pada rakyat. Dalam sektor pemerintah, perubahan lingkungan strategis dan kemajuan Sistem Informasi akan mendorong aparatur pemerintah untuk meningkatkan kinerja birokrasi serta perbaikan pelayanan menuju terciptanya pemerintah yang baik (good governance). Kemajuan Sistem Informasi akan menciptakan tuntutan baru dari republik terhadap pemerintah.

Penelitian Gupta et al (2007) menemukan bukti empiris bahwa efektifitas Sistem Informasi pada organisasi sektor publik ditentukan oleh beberapa faktor yaitu manajemen puncak, manajemen Sistem Informasi, budaya organisasi, kepuasan pengguna dan penggunaan Sistem Informasi.

Organisasi sektor publik berfungsi memberikan pelayanan kepada masyarakat juga harus dapat menyediakan Sistem Informasi yang bersifat interatif dan berorientasi pada Kebutuhan masyarakat ( Gupta et al 2007; Sutabri 2005).

Teori Dasar Efektifitas Sistem Informasi

Sistem informasi merupakan kebutuhan dasar yang harus dipenuhi oleh suatu organisasi untuk mempertahankan kelangsungan hidupnya. Menurut Hall (2001) sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada para pemakai. Kriteria dari sistem informasi antara lain, fleksibel, efektif dan efisien. Dengan aplikasi dari SI tersebut maka organisasi akan lebih kompetitif karena akan mendapat banyak manfaat dari kecanggihan SI. Theory of Reasoned Action(TRA) yang dikembangkan oleh Fishbein dan Azjen’s (1975) adalah suatu teori yang berhubungan dengan sikap dan perilaku individu dalam melaksanakan kegiatan atau tindakan yang beralasan dalam konteks penggunaan SI. Seseorang akan memanfaatkan SI dengan alasan bahwa teknologi tersebut akan menghasilkan manfaat bagi dirinya. Selain itu Technology Acceptance Model (TAM) yang dikembangkan oleh Davis (1989) menawarkan sebagai landasan untuk memperoleh pemahaman yang lebih baik mengenai perilaku pemakai dalam penerimaan dan penggunaan SI (Davis 1989; Davis et al 1989). TAM meyakini bahwa penggunaan SI akan meningkatkan kinerja atau efektivitas individu atau organisasi, disamping itu penggunaan SI adalah mudah dan tidak memerlukan usaha keras dari penggunanya.

Sistem Informasi pada Organisasi Sektor Publik

Organisasi sektor publik merupakan organisasi yang bertujuan untuk mensejahterakan masyarakat secara bertahap dengan aktivitas berupa pelayanan publik (public service) seperti dalam bidang pendidikan, kesehatan, keamanan, penegakan hukum, transportasi publik dan penyediaan pangan (Bastian 2006). Untuk dapat meningkatkan pelayanan publik tersebut maka sangat dibutuhkan SI. Sistem informasi dapat mendukung keterpaduan sistem penyelenggaraan organisasi sektor publik melalui jaringan sistem informasi on-lineantar instansi pusat dan daerah untuk mengakses seluruh data dan informasi tertutama yang berhubungan dengan pelayanan publik.

Hansen dan Mowen (2006) menyatakan bahwa dengan penggunaan SI sejumlah besar informasi yang berguna dapat dikumpulkan dan dilaporkan kepada atasan dengan segera. Apa yang terjadi di berbagai bagian dapat diketahui dalam sekejap. Ini memungkinkan organisasi dapat mengambil keputusan secara lebih cepat. Hal ini juga tidak terkecuali pada organisasi sektor publik.

Manajemen Puncak dan Efektivitas Sistem Informasi

Keterlibatan manajemen puncak dalam kesuksesan implementasi SI merupakan hal yang sangat penting. Keterlibatan tersebut diharapkan akan membawa penggunaan SI secara efektif. Penelitian Simatupang dan Akib (2007) menyatakan adanya pengaruh yang positif antara kepemimpinan dan efektivitas organisasi. Pemimpin sangat berpengaruh terhadap seluruh aspek dalam organisasi yang dipimpinnya termasuk penggunaan SI sebagai sarana dalam menyelesaikan tugas.

Igbaria et al (1997) mengemukakan bahwa terdapat adanya faktor internal organisasi yang mempengaruhi penggunaan SI antara lain dukungan manajemen (management support) yaitu tingkat dukungan secara umum yang diberikan oleh manajemen puncak dalam suatu organisasi. Choe (1996) secara empiris menguji bahwa dukungan manajemen puncak mempunyai pengaruh positif terhadap efektivitas SI melalui berbagai macam kegiatan. Manajemen puncak bertanggung jawab atas penyediaan pedoman umum bagi kegiatan penggunaan SI. Tingkat dukungan yang diberikan oleh manajemen puncak bagi SI organisasi dapat menjadi suatu faktor yang sangat penting dalam menentukan keberhasilan semua kegiatan yang berkaitan dengan SI (Raghunathan dan Raghunathan 1988).

Gupta et al (2007) menyatakan manajemen puncak dalam organisasi pemerintah diharapkan mempunyai pengaruh yang lebih kuat dan lebih baik pada perencanaan dan impelementasi SI dimasa yang akan datang. Hal ini didukung dengan hasil penelitiannya yang menunjukkan bahwa para pimpinan di pemerintah India sangat memperhatikan perkembangan penggunaan SI pada bawahannya.

Manajemen Sistem Informasi dan Efektivitas Sistem Informasi

Manajemen SI berpengaruh pada efektivitas SI melalui fungsi penting seperti menetapkan arah bagi kegiatan-kegiatan SI, menstrukturisasi departemen SI dan menetapkan staf personil SI (Choe, 1996). Begitu pula menurut Soegiharto (2001) yang berpendapat bahwa fungsi kunci dari manajemen SI berpengaruh terhadap efektivitas SI sehingga apabila manajemen SI tidak dapat menjalankan tugasnya dengan baik maka akan mengganggu semua proses dalam organisasi yang melibatkan SI.

Gupta et al (2007) menyatakan bahwa manajemen SI mempunyai hubungan positif signifikan terhadap efektivitas SI. Manajemen SI yang efisien akan membantu organisasi meningkatkan efisiensi operasionalnya, membantu menghasilkan keputusan yang tidak terstruktur dan membantu pembuatan perencanaan strategis. Manajemen SI akan mempengaruhi produktivitas organisasi karena kemajuan manajemen SI akan membawa manfaat dengan menyediakan informasi untuk proses pengambilan keputusan dan pemecahan masalah dengan tepat waktu.

Kepuasan Pengguna dan Efektivitas Sistem Informasi

Menurut Gupta et al (2007), kepuasan pemakai dalam penggunaan SI digunakan sebagai suatu ukuran efektivitas SI. Pengguna SI lebih dipengaruhi oleh staff SI dan pihak internal organisasi dibandingkan dengan pihak eksternal organisasi. Kepuasan pengguna sangat penting untuk meningkatkan produktivitas, efisiensi, dan ketelitian pembuatan laporan organisasi. Efektivitas SI organisasi secara positif dihubungkan dengan kepuasan pemakai.

Gupta et al (2007) menyatakan bahwa kesuksesan SI dalam organisasi sejalan dengan kepuasaan pengguna SI tersebut. Literatur-literatur yang ada menyatakan bahwa tolok ukur efektivitas SI dapat dilihat dari kepuasan penggunanya.

Budaya Organisasi dan Efektivitas Sistem Informasi

Penelitian Al-Gahtani (2004) menunjukkan adanya hubungan yang positif antara budaya organisasi dengan penggunaan SI dimana suatu organisasi yang mempunyai kemampuan untuk mudah mengadopsi teknologi baru maka organisasi tersebut cenderung akan mempunyai tingkat penggunaan SI yang lebih efektif. Hal ini disebabkan karena organisasi tersebut selalu mengikuti perkembangan SI terbaru untuk dapat meningkatkan kinerja organisasi.

Menurut Holmes dan Marsden (1996) dalam Gupta et al (2007), budaya organisasi mempunyaipengaruh terhadap perilaku, cara kerja dan motivasi para manajemen puncak dan bawahannya untuk mencapai kinerja organisasi. Penelitian Gupta et al (2007) dan Simatupang dan Akib (2007) menemukan adanya pengaruh positif signifikan antara budaya organisasi dan efektivitas SI.

Penggunaan Sistem Informasi dan Efektivitas Sistem Informasi

Penelitian Gupta et al (2007) yang menyatakan adanya hubungan positif signifikan antara penggunaan SI dengan efektivitas SI. Venkatesh et al. (2003) menyatakan bahwa kondisi–kondisi yang memfasilitasi penggunaan SI akan mempengaruhi karyawan. Karyawan akan menggunakan SI apabila organisasi menyediakan berbagai fasilitas yang akan mempermudah mereka dalam menggunakan SI. Hal ini konsisten dengan penelitian yang dilakukan oleh Handayani (2007).

Soegiharto (2001) juga menyatakan bahwa efektivitas SI akan terbentuk apabila suatu organisasi memiliki program pelatihan dan pendidikan. Pelatihan dan pendidikan yang diberikan kepada karyawan merupakan transfer pengetahuan tentang SI kepada karyawan sehingga diharapkan dapat membantu mereka dalam menyelesaikan pekerjaaan. Pelatihan dan pendidikan yang berhubungan dengan software komputer, pemeliharaan, dokumentasi, dan dukungan vendor dapat meningkat efektivitas SI. Oleh karena itu untuk dapat mencapai efektivitas SI dalam organisasi maka pengguna SI harus dilibatkan dalam pengembangan SI itu sendiri. Selain itu pengguna SI diharapkan mempunyai latar belakang tehnik sehingga mampu menyelesaikan permasalahan yang muncul dalam penggunaan SI. Hal ini konsisten dengan penelitian Gupta et al (2007) yang menyatakan adanya hubungan positif signifikan antara penggunaan SI dengan efektivitas SI.